Dokumentenanalyse und Bestandsaufnahme
Am Anfang steht das Verstehen. Wir erfassen Ihren gesamten Dokumentenbestand, analysieren bestehende Strukturen und identifizieren Optimierungspotenziale. Welche Dokumente werden häufig benötigt? Welche können archiviert oder entsorgt werden? Wo liegen Engpässe im aktuellen System?
Das Ergebnis ist ein detaillierter Bericht mit konkreten Handlungsempfehlungen, der als Grundlage für alle weiteren Schritte dient.
- Vollständige Bestandsaufnahme aller Dokumente
- Analyse der aktuellen Ablagestrukturen
- Identifikation von Schwachstellen und Zeitfressern
- Ausführlicher Optimierungsbericht
Archivierungssystem-Design
Basierend auf der Analyse entwickeln wir ein Archivierungssystem, das exakt zu Ihren Arbeitsabläufen passt. Dabei berücksichtigen wir nicht nur die technischen Anforderungen, sondern auch, wie Ihre Mitarbeiter tatsächlich arbeiten.
Wir erstellen ein Indexierungskonzept, definieren Kategorien und Verschlagwortungssysteme und entwickeln Richtlinien für die zukünftige Dokumentenablage.
- Individuelle Archivstruktur nach Ihren Bedürfnissen
- Logisches Indexierungs- und Kategorisierungssystem
- Ablage-Richtlinien für konsistente Nutzung
- Schulungsunterlagen für Ihre Mitarbeiter
Digitalisierung und Datenerfassung
Papierarchive binden Platz und erschweren die Suche. Wir digitalisieren Ihre Dokumente professionell mit hochwertigen Scannern, nutzen OCR-Texterkennung für durchsuchbare PDFs und versehen jedes Dokument mit relevanten Metadaten.
Die digitalisierten Dokumente werden strukturiert gespeichert und können über Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem oder unsere Lösung verwaltet werden.
- Professionelle Digitalisierung mit hoher Qualität
- OCR-Texterkennung für durchsuchbare Dokumente
- Verschlagwortung und Metadatenerfassung
- Sichere Speicherung und Backup-Strategie
Physische Archivorganisation
Nicht alle Dokumente müssen oder können digitalisiert werden. Für Papierarchive entwickeln wir ein logisches Ordnungssystem, das schnellen Zugriff ermöglicht und den verfügbaren Raum optimal nutzt.
Wir übernehmen die komplette Neustrukturierung, Beschriftung und optimieren bei Bedarf auch das Raumlayout Ihres Archivbereichs.
- Neustrukturierung bestehender Papierarchive
- Logisches Ordnungs- und Beschriftungssystem
- Optimierung der räumlichen Anordnung
- Praxisgerechte Ablaufpläne
Compliance-Check und Rechtssicherheit
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, DSGVO-Anforderungen, branchenspezifische Vorschriften – die rechtlichen Rahmenbedingungen für Archivierung sind komplex. Wir überprüfen Ihr bestehendes System auf Compliance und entwickeln Prozesse, die rechtssicher sind.
Sie erhalten einen detaillierten Bericht über den aktuellen Stand sowie konkrete Maßnahmen zur Behebung etwaiger Mängel.
- Überprüfung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-Compliance-Analyse
- Branchenspezifische Anforderungen
- Umsetzungsplan für rechtssichere Archivierung
Wartung und laufende Betreuung
Ein Archivsystem lebt. Neue Dokumentenarten kommen hinzu, Prozesse ändern sich, Mitarbeiter wechseln. Unsere laufende Betreuung stellt sicher, dass Ihr System auch langfristig funktioniert.
Wir führen regelmäßige Audits durch, passen Strukturen bei Bedarf an und schulen neue Mitarbeiter in der korrekten Nutzung des Systems.
- Regelmäßige System-Audits
- Anpassungen bei veränderten Anforderungen
- Mitarbeiterschulungen
- Support bei Fragen und Problemen
